Baklib｜详解企业创建知识管理门户的终极指南

您的企业是否考虑着要实施一个知识管理门户，却不知从何开始？本指南适合您。

这个终极指南将帮助大家了解知识管理门户（KMP）的基础知识；类型、好处以及最佳例子，同时还可以学习到建立知识管理所需的各种标准，以及如何评估KMP的有效性。

本文包括以下部分：

• 知识管理门户是什么？
• 知识管理门户的类型
• 知识管理门户的好处
• 知识管理门户应该包括什么？
• 如何评估知识管理门户
• Baklib如何帮助您建立知识管理门户

什么是知识管理门户？

知识管理门户是一个数字内容平台，汇集了关于公司的所有信息，包括公司的行政规章政策、标准操作程序（SOP）、员工相关数据、内部文件、对外展示的产品操作手册等等。

建立一个结构化的知识管理门户有助于每个部门的员工获取正确、最新的信息。通过主题、业务类型或服务行为能够快速找到答案。在知识管理平台上提供始终如一的高质量信息，任何成员都可以找到并分享，公司所需的一切都在一个地方。

另一方面，知识管理门户是一个为用户提供安全感的中心，为客户提供支持和有用的信息。知识管理门户通常包括一个知识库，其中包含关于公司产品和服务的分类信息，包括教程、指南和常见问题解答（FAQ）。知识管理门户中的自助服务特性可以改善客户体验。

与大家所想的不同，KMP远不止是一个存储和分享知识的数字工具。我们将在进一步讨论文章时讨论这一点。

知识管理门户的类型

在本文的这一部分，我们将介绍所有三种类型的知识管理门户——内部、外部和混合型。

1. 内部知识库，也称为私有知识库

顾名思义，内部知识库就像一本内部百科全书，为员工提供他们完成工作所需的信息。

内部知识库包含诸如公司政策、工作动态、内部流程等敏感信息。企业内的多个团队可以保留自己的内部知识库，以满足他们的需求，但理想的做法是建立一个丰富的公司各方面信息的集中式知识库，以减少障碍并促进公司目标。

只有具有访问权限的员工才能查看此私有知识库。

2. 外部知识库，也称为公共知识库

与内部知识库不同，外部知识库对您的员工和客户都是可访问的。它包含有关您的产品和服务的有价值信息，可以帮助客户解决使用您的产品/服务时遇到的任何挑战，更像是自助式帮助。

外部知识库包含诸如：

• 产品/服务的详细信息
• 产品特性及其功能
• 常见问题解答
• 订单、发货详情、计费等等

客户可以参考外部知识库了解产品并解决他们在使用过程中遇到的问题。这有助于减少客户需要与公司的客服代表交流的次数。

一个很好的外部知识库的例子：Netflix的帮助中心。它包含了客户在使用他们的平台时所需的一切信息，包括支付、计划和账户问题：

一款直观的知识管理软件，可轻松添加您的内容并将其与任何应用程序集成。如果需要创建直接、美观的知识管理门户，不妨尝试使用Baklib！

3. 混合知识库

一些知识库既可以作为内部知识库，也可以作为外部知识库。

混合知识库很棒，因为它可以作为员工和客户都可以在需要时访问所需信息的虚拟空间。

Baklib的知识库配有混合访问设置，允许知识库的一部分是公共的，而另一部分是密码/授权访问的。

知识管理门户的好处

拥有知识管理门户对业务的一些好处：

支持协作工作环境

知识管理门户通过为员工提供分享想法和知识的平台来促进协作工作环境，它还帮助员工在项目上无缝协作并保持一致。

降低培训成本

员工培训是昂贵的。根据《培训杂志》的2022年培训行业报告，公司培训一名新员工的平均成本为1207美元。该报告还显示，培训一名员工需要约62.4个工作小时——这比一个半星期的工时还多，用来培训一名员工。

拥有知识管理门户的好处之一是减少了培训时间和成本，知识管理门户通过多种方式减少培训时间和成本：

• 企业的员工可以通过学习如何使用知识库，而不是熟悉所有产品和服务（这将节省时间和金钱）。
• 当员工遇到障碍时，知识管理门户会指导他们找到问题的答案，这将节省经理重复相同答案的时间和精力。
• 知识管理门户通过显示公司的新更新，减少了有经验的员工的重新培训时间和成本。
• 知识库包含员工手册，可以与新员工分享，让他们可以在自己的节奏下熟悉公司政策和信息。

促进自主学习

知识管理门户让员工能够随时访问宝贵的公司信息，使自主学习成为一个持续的过程。像大多数公司一样，没有足够的时间和资源来每次培训员工，但这并不意味着员工学习应该停止。通过知识管理门户，员工可以成为独立的自主学习者。

提高团队效率

为每个部门创建一个分享平台打破企业内的信息孤岛，知识管理门户提供了一个平台，公司内所有团队成员都可以获取信息并协作。这个好处通过消除重复任务和促进沟通和协作来增强团队效率。

为企业提供客户自助服务

许多客户更喜欢自己解决问题，这意味着自助服务是他们的最佳选择。一个易于搜索和导航的外部知识管理门户可以帮助客户自己解决基本问题，从而减少您的支持票量并增加客户对您产品的了解。

知识管理门户应该包括什么？

我们已经看到了知识管理门户的一些好处；现在让我们来看看一个健壮的知识管理门户应该包括哪些特性：

动态搜索功能

一个有效的知识管理门户应该提供动态搜索功能，以减少员工和客户查找信息所花费的时间。

用户可以使用搜索栏搜索重要信息，减少了价值时间。

内部共享或公共共享

在选择知识管理门户之前，请确保它不限制只能使用一种类型的门户，应该能够创建内部知识管理门户为团队提供服务，以及为客户提供外部KMP。

协作功能

一个强大的知识管理门户必须具有协作功能。这不仅仅是搜索信息；企业的员工应该能够共享信息并从其他员工那里学习。

​​​​工作流管理

一个强大的知识管理系统应该包括创建、记录、监视和管理工作流程的选项，以帮助为知识门户生成高质量内容。

分析和报告

在选择知识管理门户时，另一个重要的功能是分析和报告。应该知道哪些知识库文章表现更好，哪些需要更多改进。还应该能够看到所有搜索和用户分析、损坏链接以及作者活动。

可访问性

每个知识管理门户都必须在每台设备上都可以访问，以帮助员工快速浏览和理解信息，无论屏幕尺寸如何。此外，页面在每个设备上应该易于导航，并且加载时间应尽可能短。

如果企业正在寻找包括以上所有功能并且价格优惠的知识库软件，请尝试使用Baklib，联系客服可以免费14天试用。

如何评估知识管理门户

可用性

知识管理门户的作用不仅仅是存储相关信息，还应该确保员工和客户能够找到并使用起来。

如果员工和客户难以浏览和使用知识门户，他们将立即停止使用它。这将抹灭知识管理门户的所有好处：帮助员工和客户找到他们需要的信息。

确定KMP的可用性的一个好方法是决定它是否提供交互式或静态文章的选项。静态文章是典型的Word文档或PDF文件，它包含了所有重要的信息，但读者必须通过滚动整个文档来找到所需的信息。交互式文章允许读者跳转到他们需要的信息。

如果您的KMP只提供静态文章的选项，那么它的可用性就会降低，因此需要交互式和静态文章相互结合。

功能

每个知识管理门户软件都具有不同的功能。并非所有知识门户功能都相同。Baklib在为用户提供强大的知识管理门户方面做得很好。这些门户具有不同的功能，包括：

• 数据分析
• 内部和外部共享
• 能够从一个平台管理多种不同的产品知识（每个企业都有其品牌和多个产品）
• 具有企业SSO、100%基于云的架构、数据库加密、SSL等强大安全性。
• 可提供私有化

可访问性

知识管理门户的位置非常重要，因此它需要放置在客户和员工可以访问的地方。许多公司将其知识门户放在官网网站上或专用的客户支持中心中。例如，Upwork将其知识库设在一个专门的客户支持中心中。

知识门户还需要响应式，并且可以从任何设备访问。如果正在使用Baklib进行知识库管理，就无需担心可访问性问题，因为所有内容都会自动适应。

效率

评估知识管理门户效果的最佳方式之一是通过团队效率。一个强大的知识管理门户可以帮助整个公司进行协作，提高每个团队的生产力。

KMP还可以帮助管理者根据需要管理他们的团队和项目——从分享文件、提供员工反馈、促进不同团队之间的沟通，到组织培训课程；KMP在团队效率和生产力方面发挥着重要作用。

如果在投资了知识管理门户后仍然存在信息孤岛和团队生产力和效率下降的情况，那么就需要解决其他更多的问题了。

Baklib如何帮助您建立知识管理门户

Baklib是一款易于使用的软件，旨在创建组织良好的知识库平台。这款软件受到许多领先品牌的信赖，如百度、京东、蓝湖。

我们的知识管理系统具有以下特点：

• 易于使用的界面，用于创建内部和外部知识库
• 分析和报告
• 所见即所得的编辑器
• SSL、100%基于云的架构
• 动态搜索功能、自定义搜索结果展示

但这还不是全部，它们还可以根据需求进行定制。所以，为什么要等待呢？利用Baklib充分利用组织的知识为员工和客户提供有价值的信息并节省时间！